Sabemos que el tiempo es lo más valioso que tenemos, pero ¿Medimos de forma correcta los tiempos y los resultados por su uso? En TFlowLab, hemos acumulado gran experiencia en la creación de aplicaciones de gestión de tiempos, y queremos compartir nuestras lecciones aprendidas para poder registrar el tiempo en tu empresa de forma efectiva
Introducción
La gestión eficaz del tiempo se asienta sobre cuatro pilares fundamentales: clasificación, planificación, registro y valoración. Estos procesos son cruciales para cualquier empresa que busque optimizar su rendimiento y rentabilidad.
- Clasificación: Definir categorías que respondan ¿A que queremos dedicar el tiempo?
- Planificación: Plantear cuanto tiempo vamos a usar para cada categoría. Esto no significa necesariamente un presupuesto detallado por proceso o contrato. ¡Aunque tu empresa no realice una planificación horaria detallada, planifica el tiempo desde el momento en que contrata personas que realizarán tareas!
- Registro: Registrar el tiempo de acuerdo con la clasificación, es decir asignando el tiempo destinado a la categoría definida y de acuerdo con la planificación, es decir, registrar el tiempo respecto al presupuesto planteado o respecto a las responsabilidades que me han sido asignadas.
- Valoración: Medir los tiempos y definir la relación de estos con los inputs y los outputs. Si no valoramos el tiempo de forma correcta, no conoceremos la rentabilidad de la empresa y podremos estar “trabajando para el diablo”.
Todas las empresas pasan de forma consciente o de forma inconsciente por estos puntos. Cuanto mayor es el control de la gestión del tiempo más fácil es la toma de decisiones dentro de la empresa por eso consideramos que es esencial registrar el tiempo en tu empresa de forma efectiva
Cultura empresarial y gestión de tiempos
La cultura empresarial juega un papel significativo en la gestión del tiempo. En TFlowLab, nos enfocamos en comprender la cultura única de cada empresa para diseñar sistemas de gestión de tiempos que sean efectivos y bien recibidos en todos los niveles organizativos.
En situaciones similares respecto a sus clientes hay empresas que definen un sistema férreo de control de tiempo para quien desarrollamos sistemas de alarmas y cierres semanales duros mientras que otras empresas dejan el sistema completamente abierto. Asimismo, hay empresas que ofrecen información histórica a sus trabajadores para que puedan ver a que dedicaron el tiempo hace dos años, mientras que otras prefieren cerrar semanas y no volver a ver esa información.
La cultura influye mucho en la valoración del tiempo y en la satisfacción de los empleados. Siempre recomendamos realizar una reflexión inicial en la dirección para que se pueda entender perfectamente las necesidades de todas las partes y se pueda diseñar un sistema eficaz y aceptado a todos los niveles de la empresa.
Sistemas de gestión de tiempos
Tras más de quince aplicaciones de gestión de tiempos desarrolladas, hemos identificado cinco aspectos clave para desarrollar un sistema de gestión de tiempos eficiente: integración, propiedad de los datos, accesibilidad, facilidad de uso y calidad del dato. Estos elementos son esenciales para garantizar una implementación exitosa.
- Integración: La gestión de datos normalmente sucede al proceso de contratación de un cliente y precede a la facturación. Por esto, es esencial que nos aseguremos que los datos puedan fluir por el proceso y que no debamos registra datos más de una vez.
- Propiedad: Muchos gestores de tipo software as a service nos facilitan la gestión de tiempos y resultan convenientes para usar. No obstante, debemos de asegurar la propiedad de los datos. Esto quiere decir, la facilidad de conexión y extracción ágil de datos, cuidado… ¡De todos los datos! También datos de categorías o metadatos de detalle.
- Accesibilidad: Debemos facilitar el acceso desde ordenador, teléfono móvil, navegador. Pongámoslo fácil para que los usuarios no tengan excusa
. - Facilidad de uso: Asimismo, el sistema debe ser de uso evidente y muy fácil y dar capacidad al usuario de entender, revisar, corregir o borrar los datos abiertos.
- Calidad del dato: Especialmente para empresas amantes del Excel o para empresas con implantaciones de software as a service, este punto es vital. El sistema debe garantizar la calidad del dato. Esto principalmente se basa en asegurar que el dato es correcto, completo y está a tiempo. Para ello se deben tener en cuenta las tipologías de campos, crear un sistema de validación de complitud y un sistema de alarmas y cierre.
Si se tienen en cuenta estos aspectos y se implementa de forma correcta, el siguiente punto es el punto feliz, crear un sistema de reporting que nos permita hacer una valoración del tiempo. Lo considero el punto feliz porque significa que ya estamos encaminados al éxito. En el siguiente punto comparto algunos aspectos clave para la valoración de tiempos.
Tres aspectos clave para la valoración de tiempos
El tiempo puede ser una herramienta poderosa para medir la productividad, establecer objetivos y realizar seguimientos efectivos. En TFlowLab, implementamos sistemas de seguimiento personalizados en Power BI, adaptados a la cultura y necesidades de cada empresa.
Este sistema nos permite entender el tiempo de formas distintas:
- Tiempo como control de productividad: Las medidas relativas más sencillas de calcular es el valor €/hora. Este valor se puede calcular a todos efectos tanto en output (€ facturados/horas dedicadas) como a input (€ de coste / horas dedicadas) ambos tienen valor por separado y su división nos puede dar en % un nivel de rentabilidad que podemos llevar a cualquier nivel de categoría planteado.
- Tiempo como objetivo: Es desaconsejable llevar al equipo un control de productividad basado en la unidad €/h. No obstante, se puede usar el % resultante de hora planificada / hora realizada si se tiene un sistema de tiempos asignado por persona, o, si se prefiere por equipo, responsabilizando al líder del proyecto. Tanto si se tiene un sistema de asignación de tiempos como si no, es aconsejable usar en periodos trimestrales objetivos temporales basados en tiempos no productivos, por ejemplo, la formación.
- Tiempo como herramienta de seguimiento: Es obvio que la integración del tiempo en el seguimiento semana o mensual del equipo concede un valor compartido esencial. La revisión en equipo sobre la cuantificación del tiempo por categoría facilita encontrar problemas y solucionarlos de forma ágil.
La implantación que realiza TFlowLab de un gestor de tiempos viene seguida de la definición es un sistema de seguimiento implantado en Power BI. Al ser un sistema contenido, ya que los datos provienen de un entorno interno corporativo de los que la empresa es propietaria, resulta trivial su introducción en un Power BI y su control. Esto se realiza a medida para cada empresa de acuerdo con su cultura y necesidades.
Conclusiones
Desarrollar e implantar un sistema de gestión de tiempos para un cliente es un proyecto al que le tenemos mucho respeto y que nos encanta hacer. Debemos entender bien cuál es la cultura de la empresa para acertar en las funcionalidades a cada nivel. Entender bien cuales son los puntos de dolor (pain points) de cada usuario y desarrollas para ellos es esencial si queremos poder implantar sin problemas.
Los problemas más recurrentes en este tipo de proyectos vienen de las preexistencias. En sistemas basados en servicios de nube a menudo no se ha integrado la fase de alta de contrato de un cliente y esto hace que el mismo cliente se pueda llamar de múltiples formas. Asimismo, la extracción de los datos no es ideal lo que hace que, para pasar a etapas posteriores, se deban usar “Excels puente” que crean ineficiencia y riesgo por el traspaso manual de información.
Espero que este artículo haya ayudado a entender las dificultades que entraña la creación de un sistema para registrar el tiempo en tu empresa de forma efectiva y las ventajas de un correcto desarrollo. Desde TflowLab seguiremos trabajando para hacer nuestros sistemas lo más intuitivos y fáciles de usar posible. ¡Si tienes una necesidad sobre este tema o alguna cuestión, no dudes en ponerte en contacto con nosotros!
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