Mejora las reuniones híbridas de tu equipo
5 buenas prácticas para las reuniones híbridas
Está claro que el teletrabajo está aquí para quedarse pero, en algunos momentos es preferible para algunos seguir yendo a la oficina. Esta complejidad nos trae esas reuniones en las que unos desde la oficina, otros desde casa, deben solucionar la papeleta. Os traemos 5 buenas prácticas para las reuniones híbridas, que, en nuestra experiencia, mejoran la efectividad de las mismas.
Antes de nada, la buena práctica 0: ¿Es necesaria la reunión?. El agotamiento por reuniones existe, debemos asegurarnos que la reunión es vital. Este vídeo os puede ayudar a decidir si la reunión es o no necesaria. Si es necesaria y, si algunos estarán en la oficina y otros en casa, se trata de una reunión híbrida. ¡Aquí van nuestros consejos1
1. Configura correctamente la reunión
Hoy en día, plantear una reunión puede ser más confuso que las propias pautas de confinamiento del COVID. Debemos tener mucho cuidado en explicar claramente el formato de la reunión, para ello:
- Como organizador, debes decidir si quieres una reunión en remoto, una reunión híbrida o una reunión presencial. Para ello debes tener una idea sobre qué personas podrán asistir presencialmente y, si tiene sentido sentarlas en la misma sala. Solamente en el caso que tengamos un mínimo de personas clave en presencial tendrá sentido hacer una reunión híbrida.
- Se debe comunicar el formato de la reunión. Es recomendable explicitar en el título de la convocatoria si es una reunión presencial, remota o híbrida.
- Es importante adjuntar a la convocatoria el orden del día con las personas responsables de cada punto. Esto puede ayudar a que estas personas decidan sobre su presencialidad dependiendo del papel que juegan en la reunión.
Configurar correctamente la reunión nos ayudará a reducir los errores y asegurará que todo el mundo está comprometido con el objetivo de la misma.
2. Persona, ordenador, cámara
Es muy recomendable que en las reuniones remotas los participantes se puedan poner cara. Gran parte de la comunicación se da de forma no verbal, y aunque no es lo mismo, las caras ayudan a entender la reacción de las personas.
En una reunión híbrida se da una situación que puede crear asistentes de primera y asistentes de segunda. Es la respuesta a, ¿Si estamos ya aquí con un ordenador basta, no? Pues… no. Es muy recomendable que todo el mundo en la reunión tenga su ordenador delante igual que lo tienen las personas que no están en la sala de reuniones. El motivo es bien sencillo, dá a entender que no hay dos grupos de participantes y mejora la fluidez de la reunión.
Por supuesto, por múltiples situaciones, es probable que algunas personas se sientan incómodas delante de la cámara en algunos momentos. En nuestra opinión, es preferible plantear la voluntariedad del uso de la cámara, o plantear un momento al inicio de la reunión para que todo el mundo se pueda ver. De esta forma conseguimos humanizar las reuniones.
3. Haz saber que hay alguien ahí fuera
¿Hay alguien ahi? ¿Cuantas veces nos hemos encontrado en esta situación en una reunión remota? Es importante que al inicio de la reunión se establezca contacto por audio y a poder ser visual con las personas que están asistiendo en remoto. El moderador de la reunión debería preguntar, hacer intervenir y recordar a los demás asistentes que hay personas asistiendo en remoto.
4. Promociona el uso de emoticonos y reacciones
Hoy en día, casi todos los sistemas de videoconferencia cuentan con emoticonos en texto y reacciones en pantalla que permiten conocer el feed-back de los asistentes a la reunión sobre lo que se está hablando. Concretamente, todos conocemos el icono de la mano para pedir turno de palabra, pero existen múltiples variaciones para expresar acuerdo, alegría, desacuerdo. Como organizador, es recomendable que propongas desde el inicio de la reunión una forma de usar los emoticonos y reacciones que ayude a reducir el tiempo de la reunión y mejore la expresividad de los asistentes.
5. ¿Podemos sacar más partido de la reunión?
En nuestra experiencia usando Teams, hay muchas formas en las que se puede sacar partido de las reuniones haciendo un uso distinto de la tecnología. Algunas propuestas:
- Vincula la reunión a un canal de teams y abre propuestas para temas clave de la reunión: Teams permite que un canal se reúna. Esto proporciona foco, coordina la asistencia y permite la participación en el desarrollo del orden del día.
- Graba la reunión y cuélgala en Teams: Avisando al inicio a todos los asistentes, grabar una reunión es una forma de asegurar la mayor atención de los presentes y una muy buena forma de asegurar que nada se pierde. La reunión se puede colgar en Teams de forma privada únicamente para los asistentes o abrirla a otros miembros de la organización.
- Integra la reunión con la actividad a través de aplicaciones en el móvil: Las aplicaciones en power apps permiten una ejecución en tiempo real. Esto hace que, mientras un asistente está usandoe l ordenador pueda usar el teléfono con una aplicación que le permita seguir la reunión y participar. Por ejemplo: ¿Imaginas reunir a toda tu empresa y preguntarles en directo sobre su nivel de satisfacción?
- Integra juegos a través de aplicaciones: De la misma forma que el punto anterior, se pueden plantear juegos que puedan romper la monotonía de reuniones largas y hacer que el usuario mantenga la alerta. Por ejemplo, en una formación se puede lanzar una pregunta y puntuar según el tiempo que tardan en responder los asistentes mostrando el leaderboard después de cada pregunta.
