Plataformas corporativas digitales
6 ideas para la digitalización de servicios profesionales
Queremos resumir 6 ideas clave para la digitalización de empresas. Hace ya más de un año y medio que lanzamos nuestra primera plataforma para la digitalización de los servicios profesionales en colaboración con Baker Tilly. Hoy en día es una realidad.
Sobra decirlo pero es importante, la idea clave de base es que no se puede digitalizar un proceso sin contar con los expertos que lo llevan a cabo. Por eso nuestro esquema es colaborar con las empresas que se beneficiarán de la digitalización guiándolos en su camino. Hemos tenido la gran suerte de poder acompañar a Baker Tilly en España en su digitalización. Con ellos hemos desarrollando en poco más de un año y medio más de 20 aplicaciones en su entorno con más de 15.000 usos mensuales por parte de más de 192 usuarios.
La idea clave de base es que no se puede digitalizar un proceso sin contar con los expertos que lo llevan a cabo.
A continuación expondremos algunas de las ideas que, a nuestro parecer son clave para poder plantear la digitalización de servicios profesionales. Aunque estas empresas ofrecen un rango específico de servicios: consultoría, legal, auditoria, contabilidad, laboral, fiscal… estas ideas son aplicables en otros sectores.
Idea 1: Socio involucrado en la digitalización
Antes de nada, este punto es común para cualquier proyecto de cambio organizativo. No obstante, es un poco más sensible en la digitalización por tres motivos:
- La digitalización es un proyecto transversal. Si se plantea como una suma de proyecto aislados, no funcionará.
- La digitalización conlleva proyectos de innovación disruptiva. No se han visto antes en la organización. Es importante que se expliquen bien internamente y se crea en ellos.
- La digitalización comporta grandes cambios en el día a día de las personas. Se necesitará un negociador interno para que coordine los cambios que ocurrirán en la organización y tenga soporte para implantar nuevas políticas de trabajo.
A nuestro parecer, estos motivos indican que, para que un proyecto de digitalización funcione, debe tener el apoyo, compromiso, soporte y de los socios de la empresa y uno de ellos debe dedicar tiempo y hacerse responsable del proyecto global.
Idea 2: Si funciona, ¡No lo toques!
Posiblemente este será otro punto que parece obvio pero en sistemas de información, no lo es. Muchos proyectos de digitalización, al plantear un alcance integral en la gestión, proponen deshacerse de todo lo «pre-existente» para implantar un nuevo sistema. Aunque una empresa disponga del dinero para hacerlo, esta es una estrategia que costará mucho tiempo de los trabajadores y por tanto reducirá drásticamente la productividad. Cualquiera que haya participado en la implantación de un ERP me entenderá.
Nuestra aproximación es crear un modelo de sistemas de información integrado con sistemas existentes. Esto lo podemos hacer por los siguientes motivos:
- Rompemos silos creando un entorno de datos en control del usuario: ¿Tenemos un ERP, un CRM, una aplicación de recursos humanos y todos tienen sus bases de datos propias?. ¿Hay clientes que no están en el CRM y sí en el ERP? ¿Tengo que dar de alta un nuevo trabajador tres veces? Nuestra aproximación siempre es replicar la base de datos y crear una única base de datos que sirva para que el usuario interactúe. En pocas palabras, poner todos los datos en un mismo sitio para que sea la empresa la propietaria de los mismos y no cada uno de los sistemas.
- Complementamos las funcionalidades, no sustituimos las que funcionan: Si por ejemplo, trabajamos con un ERP y el sistema de contabilidad funciona bien, no tenemos porque cambiarlo. No obstante, podemos mejorar la comunicación con las unidades de negocio para nuevas facturas entrantes o salientes a través de una app que ordene. unifique criterios y automatice su ingreso en el ERP. Administración seguirá usando el módulo de contabilidad, pero no perderá el tiempo para poner nuevas facturas.
- Definimos los procesos, controles y automatizaciones para el mantenimiento de los datos: Cada proceso de la empresa afecta a los datos. Por ello, se debe analizar la cadena de valor y todos los actores que intervienen en el proceso para asegurar que los datos están bien conservados. Para ello establecemos sistemas de control, de acceso, alarmas y automatizaciones que velan por la calidad del dato.
Consecuentemente, nuestro planteamiento huye de grandes implantaciones y se focaliza en quick wins. Análisis coste beneficio de cada implantación y trazar un plan progresivo de digitalización de procesos.
Idea 3: Empieza por el modelo de datos
En nuestra experiencia, el mayor cambio que se produce en la digitalización es la toma de control de los procesos de la empresa. Para ello lo más importante es reclamar la propiedad de nuestros datos, hacer las preguntas clave y desarrollar la información.
Primero, es importante plantear si tenemos la propiedad de los datos. ¿Hemos intentado hacer una descarga masiva del sistema? ¿Hemos enlazado los datos con otras aplicaciones o con un sistema de business inteligence? ¿Todos los usuarios que deben tener acceso a los datos los pueden obtener desagregados y de forma ágil? Si alguna respuesta es negativa, no tenemos completa propiedad de los datos. La solución que hemos implantado: desarrollar un sistema de datos en nuestro control, seguro y no vinculado a los actuales sistemas de información.
Segundo, debemos asegurarnos de la completitud de la base de datos. Para ello es importante que las personas clave validen el proceso y hagan las preguntas que importan. ¿Cuántos casos relacionados con el sector automovilístico realizó Juan durante el 2020? ¿Podemos ordenar la facturación de servicios de Auditoría por zona y país? Las preguntas nos dan la profundidad necesaria de los datos y nos plantean una estructura de lo que es necesario y cómo lo necesita ver la empresa.
Finalmente, creando una estructura de datos, con la suficiente profundidad, nos permite ver, que estamos usando y como, es decir, de que información disponemos. Es posible que veamos datos que nos faltan, y datos que, aunque sabemos que los tenemos, el coste de horas para hacer un informe lo hace prácticamente inviable. Estos gaps en la información nos señalaran por donde empezar a hacer aplicaciones, indicando que información es clave de ordenar, mostrar y facilitar su acceso mediante aplicaciones y sistemas de bussines ineligence.
Como conclusión, podemos decir que el diseño de la plataforma y de sus aplicaciones debe basarse en la explotación de los datos y su transformación en información accionable, es decir, en decisiones que impulsen el negocio.
Idea 4: Define un propietario de cada aplicación
Tal vez, la clave del éxito de una implantación sea a la vez uno de los aspectos que más se pasan por alto. La existencia de un propietario de la aplicación.
Pongamos por caso que hemos desarrollado una aplicación de solicitud de vacaciones. Resulta evidente que la aplicación necesita una persona responsable de recursos humanos que planteé las medidas clave, en este caso, los días de vacaciones que cada persona puede disfrutar. Aunque en este caso resulta clara la relación de propiedad del proceso y de la aplicación, en muchos casos no es evidente y puede comportar cambios en la organización.
Un propietario de una aplicación debe a la vez ser el último responsable del proceso. La aplicación le servirá para monitorizar todos los registros y métricas clave de éste. A su vez, el propietario deberá velar por el buen funcionamiento de la aplicación, proponer mejoras y dar soporte a los primeros niveles de dudas de los usuarios.
Idea 5: Explica y facilita el desarrollo de las nuevas responsabilidades
Este es otro punto común con la mayoría de proyectos, pero conviene subrayar algunos puntos diferenciales.
Para empezar, es importante plantear que las aplicaciones hechas a medida evolucionan hasta llegar a una integración óptima con el proceso. Por esto, cuando formamos, es muy importante focalizar en el porqué y no tanto en el como. Es decir, hacer mayor hincapié en el proceso y no tanto en la aplicación. El proceso de desarrollo es muy rápido y se basa en el feed-back del usuario, por lo que, a nivel general es una tarea importante y bajo control.
Igualmente, es clave que el propietario tenga la capacidad de explicar y transmitir los cambios en el proceso. De esta forma conseguirá adelantarse a posibles malentendidos, sabrá transmitir con mayor firmeza los cambios necesarios en la aplicación y fortalecerá su conocimiento de la organización.
Finalmente, debido a la nueva naturaleza de los procesos, las aplicaciones se dotan con funcionalidades que aseguren la calidad de los datos. Las aplicaciones se diseñan desde un principio poke-yoke, es decir, es imposible que un proceso se registre de forma incorrecta. Asimismo, desarrollamos un sistema de alertas hecho a medida de la aplicación que avisa al usuario cuando debe realizar una acción y no la ha realizado. Por ejemplo, si a las 12 de la mañana un usuario ha entrado en una aplicación pero no ha iniciado su jornada, se le recuerda que debe iniciar su jornada en la aplicación de registro de jornada.
Idea 6: Haz que la información facilite la toma de decisiones
Como conclusión, podríamos decir que digitalizamos para optimizar los procesos de la empresa y gran parte del resultado pasa por tomar la decisión correcta. Resulta clave diseñar un sistema desde la perspectiva de la toma de decisiones.
Conviene subrayar que cuando se plantea la toma de decisiones, se plantea en todos los niveles. Los empleados deben saber diferenciar de forma clara que actividades tienen mayor nivel para destinar más tiempo a estas así como el CEO debe saber que unidad de negocio es más rentable para plantear su crecimiento.
Consecuentemente, los sistemas de información deben tener en cuenta objetivos, medidas y relaciones causa efecto para mostrarlas a los usuarios.
Para ello, dotamos a las aplicaciones de indicadores desde la primera pantalla. Mostrando para cada usuario las medidas clave del proceso que cubre cada aplicación.
Asimismo, planteamos sistemas de business inteligence relacionados con todo el entorno que facilitan el análisis cruzado de procesos. De forma que se pueden seguir relaciones causa efecto o combinar medidas para el cálculo de KPI’s más complejos.
Conclusión sobre nuestras 6 ideas para la digitalización
Con estas 6 ideas para la digitalización recogemos algunos de los aspectos diferenciales de nuestra forma de trabajar. Esperamos que os hayan servido como una introducción a la digitalización de procesos.
Obviamente, esta no es una recopilación completa de todos los aspectos clave de la digitalización, pero si señala algunos de los puntos más dolorosos cuando se habla del tema en las empresas.
Seguiremos publicando contenido, así que manteneos alerta. Si queréis más información específica sobre vuestro caso concreto no dudéis en contactar con nosotros.
